Factureren van periodieke diensten ten behoeve van bewaarloon

De afgelopen jaren zijn er steeds meer dienstverleners aangesloten bij GreenCommerce. Bedrijven gaan specialistischer werk doen en met GreenCommerce willen we hen hierin ondersteunen. Dit is dan ook een van de redenen dat het onderwerp ‘Service providers’ een grote rol speelt op de roadmap van 2024. Om meer aansluiting te vinden bij deze AGF dienstverleners, zullen er in 2025 nieuwe ontwikkelingen livegaan in de software, waaronder functionaliteiten om het factureren van periodieke diensten te ondersteunen.

De afgelopen periode zijn er met diverse dienstverleners sessies geweest om het onderdeel ‘dienstverlening’ een betere plek te geven binnen GreenCommerce. Voor de eerstvolgende Garlic release zijn er ontwikkelingen gemaakt die het voor dienstverleners mogelijk maken om diensten periodiek te factureren ten behoeve van bewaarloon.

In de vorige situatie, werden diensten vanuit GreenCommerce altijd ‘met de verkooporder mee’ gefactureerd. Omdat deze werkwijze niet goed aansloot bij dienstverleners die werken met bewaarloon (zoals koelen of opslag), werd er veel met workarounds gewerkt om alsnog het gewenste resultaat te bereiken.

Dienstenregistratie op partijniveau
Om dienstverleners opties te geven bij het factureren van bewaarloon, zijn er in de partijkaart bij het tab ‘Diensten’ verschillende details terug te vinden voor facturatie, zoals de hopgrootte, hopvrijstelling en de geregistreerde voorraadaantallen. Standaard wordt de administratieve voorraad als basis aangehouden. Gebruikers die realtime het logistieke proces op orde hebben, kunnen er ook voor kiezen om de fysieke voorraad te hanteren. De juiste aantallen worden door GreenCommerce automatisch gevuld in de partijkaart en dienen als basis voor het facturatieproces. Het te factureren aantal wordt berekend o.b.v. de ingestelde hopgrootte en hopvrijstelling. Soms komt het voor dat de fysieke voorraad afwijkt van de administratieve voorraad. Hiervoor wordt een waarschuwing getoond waarna dit handmatig gecorrigeerd kan worden.

In het handling facturatie-scherm is een nieuwe kolom toegevoegd ‘Factureerbare registraties’, om direct inzicht te krijgen in de nog te factureren registraties. Tijdens het factureren heb je de keuze om t/m een gewenste periode te factureren. Zo is het mogelijk om een partij voor een gedeelte te factureren en de overige periode door te laten lopen. In de partijkaart zal een splitsing te zien zijn bij het bewaarloon met de bijbehorende einddatum en factuurnummer.

Bewaarloon-prijs bewerken met terugwerkende kracht
Alhoewel het niet gebruikelijk is om de bewaarloon-prijs met terugwerkende kracht te wijzigen, kan er iets over het hoofd gezien worden. Om te voorkomen dat je eerdere facturen terug moet draaien, is het mogelijk gemaakt om in de dienstenregistratie je prijs te verlagen of verhogen. Dit wordt vervolgens automatisch bijgewerkt in de partijkaart. Alle dienstregistraties worden bijgewerkt wanneer het bewaarloon nog niet geheel is gefactureerd. Wanneer een gedeelte wel al is gefactureerd tegen de oude prijs, zal er een correctieregel worden toegevoegd aan de partij. De prijsaanpassing zal bij de eerstvolgende facturatiedatum worden meegenomen. Wanneer je dus halverwege de periode een prijs aanpast, zal de nieuwe prijs gelden vanaf de eerstvolgende facturatieperiode.

Deze en meer ontwikkelingen kan je verwachten in de eerstvolgende Garlic release. De Garlic is een verplichte release en zal in het eerste kwartaal van 2025 bij alle bedrijven worden uitgerold.

Heb je vragen of zou je graag meer informatie willen?
Heb je vragen over deze functionaliteit of zou je graag meer informatie willen ontvangen? Neem dan contact met ons op via: info@greencommerce.nl of bel naar 0174 - 642 622.