Eenvoudige order-matching met Blue10 zorgt voor snelheid en minder fouten bij het inkoopfacturatie-proces

Sinds de Date-release zijn er nieuwe uitbreidingen toegevoegd aan de functionaliteiten van het inkoopfacturatie-proces. Met deze ontwikkeling is een eenvoudige manier van order matching mogelijk gemaakt. Import- en exporteur QPI is als een van de eerste partijen aan de slag gegaan met deze nieuwe functionaliteit en is enthousiast over het gebruik. Maarten Leerdam, Head of finance bij QPI: ”Door deze ontwikkeling kunnen we de facturen een stuk efficiënter verwerken.”

Om het afletteren van inkoopfacturen in GreenCommerce sneller te maken, zijn we samen met Blue10 gaan kijken naar de mogelijkheden voor automatische matching. Er zijn verschillende soorten inkoopfacturen (goederen en diensten). Om aan te geven welke inkoopfacturen en welke leveranciers geschikt zijn voor de automatische matching, kan dit nu per leverancier beheerd worden. Maarten: “In Blue10 geven we bij het valideren van een factuur ons kenmerk aan, waarna dit doorgeschoten wordt naar GreenCommerce.”

Werkwijze
Facturen die vanuit Blue10 worden ingeschoten, worden op basis van de instellingen van de leverancier wel of niet automatisch gematcht. Op basis van de afgesproken voorwaarden wordt gezocht naar orders die erbij horen en vervolgens afgeletterd. De gevonden orders worden in de inkoopfactuur gezet.

Wanneer de instelling aan staat, zal er een verschil boeking gedaan worden waarna de inkoopfactuur direct zal worden afgerond. Hier is een opbouwende instelling voor ontwikkeld, waarbij als eerste stap de order automatisch wordt gematcht. Daarna zal de inkoopfactuur automatisch worden afgerond en worden de verschillen geboekt. Wanneer de eerste stap succesvol is, kan je geleidelijk aan per leverancier naar de tweede stap doorschakelen. Als het niet direct lukt om een order te matchen, omdat die nog niet compleet of definitief is, dan wordt een factuur in de wachtrij geplaatst en een instelbaar aantal dagen geprobeerd om alsnog de matching uit te voeren (1x per dag). Maarten Leerdam: “Voor ons is het in een oog opslag te zien welke facturen nog niet gematched kunnen worden, hier kunnen we verdere acties op nemen.”

Om dit goed te registreren, wordt een kenmerk bij de inkoopfactuur opgeslagen om aan te geven dat er een automatische boeking gedaan is.

Koppeling GreenCommerce x Blue10
Met Blue10 komen boekingsdocumenten (facturen, pakbonnen en bonnetjes) in één systeem samen. Kosten gerelateerde facturen kunnen direct vanuit Blue10 geboekt en geblokkeerd worden voor betaling in het financiële systeem. Order gerelateerde facturen worden als factuurkop geregistreerd in GreenCommerce. Vanuit GreenCommerce ontvangt Blue10 of er een match is of geen match. Is er een match, dan ontvangt Blue10 de boekingsregel vanuit GreenCommerce en wordt de boeking naadloos verwerkt in de financiële administratie. Is er geen match, dan stuur je de factuur eerst naar de verantwoordelijke persoon voor controle. Alle facturen kunnen namelijk eenvoudig rondgestuurd worden in de organisatie voor de gewenste goedkeuring en zijn in het digitale archief snel en eenvoudig terug te vinden.

Vragen of meer informatie?
Zou je ook willen werken met deze uitbreiding of wil je graag meer informatie ontvangen? Neem contact met ons op via info@greencommerce.nl of bel naar 0174- 642622.