Controle over de fustregistratie

Veel bedrijven in de AGF-sector hebben dagelijks te maken met verschillende soorten fust, denk aan verpakkingsmaterialen en dragers zoals pallets. Het onder controle hebben van zowel de eigen fustvoorraad als de voorraad die bij andere partijen ondergebracht is, is één van de onderwerpen waar veel waarde aan wordt gehecht binnen de sector. Naast bedrijven die zelf fysieke voorraad houden, zijn er ook een groot aantal bedrijven die fust en verpakkingen inkopen om dit vervolgens door een externe partij te laten gebruiken voor het verpakkingsproces. De nieuw ontwikkelde fustmodule in GreenCommerce zorgt ervoor dat beide type bedrijven volledige grip krijgen op de gehele fustvoorraad en de daarmee gemoeide financiële waarde.

Vooralsnog houden veel bedrijven de fustvoorraad bij in een eigen, los systeem, terwijl dit volgens JEM-id een goed en geïntegreerd onderdeel van GreenCommerce kan zijn. De opgedane ervaringen van bestaande basismodule zijn gecombineerd met een aantal hernieuwde inzichten om zo de fustregistratie binnen GreenCommerce volledig opnieuw op te zetten.

Één van de belangrijkste veranderingen ten opzichte van de eerdere opzet is dat de registraties op “partijniveau” gedaan worden. Met deze solide basis wordt de tracking en tracing gewaarborgd zodat aan de eisen rondom food safety en het kunnen uitvoeren van recalls kan worden voldaan. Daarnaast biedt het uitvoeren van registraties op partijen een goede uitgangspositie wanneer veranderingen in de sector plaatsvinden en exacte tracering van gebruikt fust wordt geëist. Bekende functionaliteiten zoals inkoop, verkoop en productie zijn grondig vernieuwd en zijn er nieuwe functionaliteiten met betrekking tot geleverd fust, transport (naar klanten en andere locaties), orderpicking, en beladen fustvoorraad toegevoegd. Ook is het mogelijk gemaakt om uitstaande saldo’s bij te houden voor leveranciers, klanten én transporteurs.

Voor wie?
Fustregistratie is in principe voor ieder bedrijf dat actief is in de AGF-sector een interessant onderwerp. De module is zo opgezet dat de verschillende processen die te maken hebben met fust allen op elkaar aansluiten. Uiteraard verschilt per bedrijf welke onderdelen van het geheel interessant en toepasbaar zijn.

Zo is bijvoorbeeld te bedenken dat, een bedrijf dat zich veel bezighoudt met productie, erg veel baat heeft bij real-time inzicht in de fysieke voorraad. Een handelsbedrijf heeft daarentegen wellicht veel meer baat bij een duidelijk inzicht in openstaande en uitstaande fustsaldo’s, zodat er controle is over hetgeen wordt geleverd en terug wordt geleverd.

Wat kunnen we ermee?
De module is opgesplitst in verschillende onderdelen die ieder bijdragen aan het totale beheer van fustvoorraad. Naast standaard functionaliteiten zoals inkoop en verkoop, zijn er nog een aantal interessante onderdelen die ervoor zorgen dat de fustvoorraad optimaal beheerd kan worden. Één van de belangrijkste eigenschappen is dat de fysieke voorraad altijd FIFO wordt afgeboekt. Omdat partijen van fust vrij groot worden ingekocht, is het FIFO afboeken van de voorraad een realistische weerspiegeling van hetgeen er daadwerkelijk gebeurt. Op termijn kan worden afgestapt van een FIFO werkwijze en zou men kunnen kiezen voor exacte registratie door middel van partij-toewijzingen.

Stambeheer
In de stamgegevens kan fust als “elementen” worden beheerd, waarbij er per element kan worden aangegeven of de voorraad wordt bijgehouden. Daarnaast kunnen de specifieke prijsafspraken met leveranciers en klanten, en de eventuele voorkeursleverancier alvast worden ingesteld.

Inkopen en ontvangst
Via inkooporders kan fust worden ingekocht en op verschillende locaties worden geleverd. Per orderregel wordt een partij gereserveerd met de referentiegegevens van de leverancier. De voorraad wordt op dit moment administratief alvast opgehoogd zodat inzichtelijk is wat de verwachte voorraad is. De registratie van de ontvangst vindt plaats wanneer de goederen daadwerkelijk binnenkomen, dit gaat gepaard met het verhogen van de fysieke voorraad.

Verkopen en inplannen voor transport
Via verkooporders kan fust worden verkocht vanaf verschillende locaties aan verschillende klanten. Ook hier geldt dat de voorraad alvast administratief wordt afgeboekt, tot het moment dat de order gepickt en verladen wordt. Na het aanmaken van de verkoop kunnen de orderregels dus ook worden toegevoegd aan verlaadplanningen ter instructie van de logistiek.

Productie
Productie is wellicht het meest veranderlijke proces wat betreft de fustvoorraad. Door productieopdrachten in het systeem in te plannen, wordt via de fustvoorraad weergegeven wat de impact is op de voorraad. Zodra het productieproces start, wordt per geproduceerde pallet de fysieke voorraad afgeboekt zodat de voorraad real-time klopt. Integraal onderdeel van GreenCommerce zijn de stamgegevens van artikelen en palletverpakkingen waarmee de productie wordt aangestuurd. Binnen deze gegevens is het ook mogelijk om voor specifieke artikelen aan te geven dat bepaald fust door een andere leverancier wordt geleverd en niet ten laste van de eigen voorraad gaat.

Verlading
Nu verkoop van fust kan worden ingepland voor verladen is het ook mogelijk om de logistieke afhandeling te registreren zodat de fysieke voorraad wordt bijgewerkt. Naast dat via de GreenCommerce applicatie verladingen kunnen worden afgehandeld, is ook de scanapplicatie uitgebreid zodat ook daar de verladingen van fust eenvoudig en snel kunnen worden afgehandeld.

Omrijden tussen locaties
Wanneer er meerdere voorraadhoudende locaties met fust zijn, is het interessant om voorraad te kunnen verplaatsen tussen deze locaties. Net zoals de artikelen, kan ook het fust worden omgereden. Daartoe wordt een opdracht gegeven tot verplaatsen die vervolgens via de verladingen fysiek wordt afgehandeld.

Orderpicken
In een loods worden niet alle pallets één op één verladen, maar wordt ook regelmatig opgebouwd en afgestapeld. De acties die in de loods uitgevoerd worden zijn zeer belangrijk om goed te registreren en de juiste invloed te laten hebben op de fysieke voorraad. Het leegstapelen van een pallet zorgt er bijvoorbeeld voor dat er weer fysieke voorraad beschikbaar komt, terwijl het afstapelen ervoor kan zorgen dat er een pallet minder beschikbaar is.

Inzicht in “beladen fust”
Een ander belangrijk gegeven is dat ingekochte goederen ook op een ladingdrager binnenkomen (zoals pallets). De actieve pallets in een loods bezetten in feite allen fust. Ditzelfde geldt voor ingekocht fust, dat ook op specifieke dragers geleverd kan worden. Door actieve pallets met product en ontvangen fust met elkaar te combineren wordt een realistische weergave gegeven van het “beladen fust” dat aanwezig is op een locatie.

Daarnaast worden goederen via het productieproces ook omgepakt waarmee meermalig fust (kratten, pallets, ...) vrijkomt en weer fysiek op voorraad moet worden geboekt.

Leveringen en terugleveringen
Voor bepaald fust vindt niet altijd een financiële verwerking (lees: inkoop) plaats, maar is alleen de goederenstroom belangrijk om te registreren. Het kunnen registreren van het inkomende en uitgaande fust is belangrijk om de totale voorraad een kloppend te laten zijn.

Bijhouden van saldo’s voor relaties
Er worden regelmatig afspraken gemaakt tussen bedrijven en leveranciers, klanten, transporteurs om bij te houden wat het uitstaande saldo van specifiek fust is. Dit gaat vaak gepaard met het feit dat er geen financiële transactie gemoeid is met het leveren of terugleveren van fust, maar dat het wel belangrijk is om te weten wat de saldo’s zijn per afzonderlijke relatie. Per soort fust is in te stellen voor welke relaties het saldo moet worden bijgehouden waarna voor iedere ingaande en uitgaande fysieke stroom de fustsaldo’s worden bijgewerkt.

Meer weten?
Wil je meer weten over hoe deze module binnen jouw bedrijf kan worden toegepast? Of, wil je graag het systeem in werking zien tijdens een demo? Neem contact op voor de mogelijkheden.